כמו בכל קבלת החלטה בחיים, תמיד כדאי ללמוד ולהכיר את הסיבות לשימוש בשירות כלשהוא.
כמפיקת אירועים אני נתקלת לא פעם בשאלה - "אבל למה כדאי לי להיעזר בשירותייך"? ,"למה שלא אתכנן הכל לבד?", שאלה שמזמינה אותי להשיב ולנמק בפירוט רב על הסיבות שבזכותם אני מצדיקה את הנוכחות שלי באירוע.
וכדי שלא תישארו במתח- ריכזתי עבורכם את עשרת הדיברות, או שנדייק- עשרת הסיבות שמצדיקות את העשייה שלי באירוע שלכם:
1. שקט נפשי- כשאתם עסוקים בחיבוקים ונשיקות, בהשתוללות על רחבת הריקודים יש לכם מי שדואגת שכולם נהנים, שכלום לא חסר באף שולחן, שהאורחים מרוצים ושהכל קורה על בסיס תכנית האירוע שקבענו. שקט נפשי שווה המון, בטח כשמדובר באירוע חד פעמי שטומן בחובו מתחים והתרגשויות.
2. חסכון בזמן- דמיינו שעון חול שמנהל את חיינו, בו גרגירי החול זורמים במהירות, איך תכניסו לכד המשימות שלכם גם עשרות שיחות טלפון למתחמי אירועים, צלמים, בחירת קייטרינג, מעצבי אירועים.. תתבקשו להשאיר פרטים, תישאלו שאלות רבות שלא תמיד תדעו להשיב עליהן, ובסוף תגלו שזה לא הסגנון שרציתם. לא חבל על כל הזמן הזה?
3. נסיון בבחירת ספקים- אין ספק שכפי שאתם מומחים בתחום העיסוק שלכם, כך מומחים אנשים שעוסקים בתחום האירועים. בחירת ספק על סמך המלצה מחבר יכולה להיות טריקית אם לא פגשתם את הספק הזה במקום עבודתו. האם אתם רוצים לבחור נותן שירות שלא שמעתם על עבודתו בעבר? אחרי מספר אירועים עם כל ספק, אני כבר יודעת להמליץ עם מי כדאי לעבוד שוב ומי לא אמליץ על עבודתו.
4. היכולת לקבל החלטות מושכלות- כולנו יודעים שבכל הקשור לאירוע שלנו, אנחנו נוהגים לקבל החלטות רגשיות ולא תמיד מתוך הבנה מושכלת של מה נכון. לפעמים מתקבלות החלטות שמבוססות על זכרונות עבר שלנו או נוסטלגיות משפחתיות. מפיקת אירועים שלא מכירה את בני המשפחה המורחבת יכולה להפריד בין הרגש לבין ההגיון והתקציב כך שההחלטות שיתקבלו יהיו יותר שקולות וימנעו מצבי אי נעימות על בסיס רגשי.
5. נסיון בפתרון בעיות - מפיקת אירועים צריכה כמעט בכל אירוע לפתור בלת"מ או בעיה שעלולה לצוץ. תחשבו על כלה שצריכה מגבון או סיכת בטחון, על סבתא שלא ידעתם שתגיע בכסא גלגלים, או דודה שאלרגית לגלוטן ממש מהשבוע האחרון. נכון שלכם אין דרך לטפל בכאלה עניינים ביום המיוחד שלכם? לא תמיד תשימו לב שלאחד האורחים קר מידי כיוון שיושב ליד הדלת או חם מידי כיוון שיושב ליד חלון שמחמם לו את הגב. מסוג הדברים שהעין שלי לא מפספסת..
6. נוחות- כמה כיף וקל שיש על מי להפיל את שיחות הטלפון הפחות נעימות באישורי ההגעה, כמה נחמד שלא צריך לשבור את הראש בסידורי ההושבה כי פשוט יש מי שעושה זאת עבורנו. אמרו זאת קודם עוד לפניי "את הכי יפה כשנוח לך", נסי שיהיה לך נוח בכל התהליך הזה שנקרא אירוע .
7. סינכרון- מילה שמנהלת את האירוע והופכת אותו למשהו שידברו עליו. אין ספק שתמיד כיף שבדיוק כשהמנה הראשונה מסתיימת, הדיג'יי זוכר לנגן את השיר שאיתו הקהל נכנס לאוירה, כמה מושלם שבחצות נכנס דוכן של אפטר פארטי לרחבה ומתדלק את הרוקדים בקצת אנרגיה, ובכן-זה לא קורה מעצמו. הסנכרון בין הספקים צריך לקרות במיטבו כדי שהמנגינה תנגן כמו קונצרט מוצלח.
8. משא ומתן- הגעה לפגישת סגירה מול מתחם האירועים, או בחירת המנות בתפריט יכולה לעיתים להיעשות לא נעימה. כל צד מנסה להשיג יותר, וכמפיקת אירועים אני זוכרת פעמים שדווקא כגורם מגשר הצלחתי להשיג את המטרות בצורה אובייקטיבית. תחשבו על המחירים המיוחדים שמפיקת אירועים זוכה להם מהספקים השונים, או הטבות אחרות שמגיעות רק למי שעובד עם מפיק (גם הספקים יודעים שכשיש מפיקה בשטח, העבודה שלהם תיעשה בצורה מסודרת ונוחה יותר, ולכן כדאי להם להוזיל או לשפר את הצעות המחיר שלהם ).
9. חשיבה יצירתית- כולנו רוצים אירוע אחר, שונה, מרגש, יצירתי ולא תמיד יודעים לבטא בצורה יצירתית את מה שמתחולל במוחנו. מפיקת אירועים שחשופה ברשתות חברתיות ובאירועים לשלל גימיקים חדשים ,מתחמים מיוחדים, ואטרקציות מיוחדות תדע לפזר נצנצים על האירוע שלכם ותהפוך אותו לאירוע הכי מדובר שיש.
10. היום שאחרי- כשאירוע מסתיים, עדיין יש קצוות שמצריכות טיפול: תשלום לספקים, קבלת כל החומרים מהצלמים ובחירת תמונות , מעקב שהאוטובוס הוריד את כל האורחים בבטחה בנקודה שהוסכמה מראש , וכיף שיש מי שמנהל את המעקבים ואפילו זוכר למי צריך להודות בפוסט המסכם.
השתכנעתם? צרו קשר !