אירועים עסקיים
ימי גיבוש, אירועי חברה, כנסים
הקמתם עסק? עובדים בארגון גדול? אתם בוודאי יודעים שבחייו של עסק קיימים לא מעט אירועים שקבועים בלוח השנה כבר מתחילת השנה וקדימה לאורכה בתכנון שנתי קבוע ומוגדר מראש.
רק מתחילה השנה וכבר קובעים הרמת כוסית, חודש לאחר מכן מקיימים כנס מקצועי ובו שינוי רגולציה, מיד לאחר מכן כבר חגיגת פורים ומגיעים לסוף שנה עם מסיבה גדולה ומושקעת. בדרך תחנות רבות שהם סיבה למסיבה והעסק צריך לדעת להיערך לכל התכנונים האלו.
הקושי של ארגונים לקיים שגרת עבודה שוטפת במקביל להפקת אירועים הוביל את החברות במשק להיעזר בשירותי הפקה חיצוניים ובכדי לאפשר לכל אירוע את הפוקוס הנכון.
כשבודקים את האירועים שנערכים בחברות, מגלים שלאחר כל אירוע, גם אם מדובר בכנס של תוכניות עבודה שבו מציגים יעדים מאתגרים- ישנה עליה במוטיבציה של העובדים. משהו בהשקעה של המעסיק באותו כנס או אירוע, יוצר תחושת שייכות ומחויבות לפעולה.
אירועי חברה
דמיינו את הסיטואציה הבאה - עובדת יושבת במשרד מול המחשב, בוהה במייל כשלפתע נכנס קישור לבחירת אמן למסיבת סוף השנה... אתם יודעים איזה אדרנלין זה מייצר?
אני זוכרת את הפעם הראשונה שקיבלתי קישור כזה כעובדת, כל מה שדיברנו עליו בארוחת הצהרים היה מה יהיה במסיבת החברה הזו.
כשמתפתח שיח סביב מסיבת חברה, העובדים מחכים לתאריך ששלחתם להם, וכבר בוחרים מה ילבשו כדי להרשים את החבר'ה.
ועכשיו אחרי שהבנתם מה העובדים שלכם רוצים במסיבה, מישהו צריך לדאוג לבצע את כל החגיגה הזו נכון?
התכנון של מסיבת חברה יכול לקחת כמה חודשים. ההתאמה בין הסגנון, הקונספט והקהל היא משמעותית. מזון, משקאות, סידורי הושבה, אפשרויות הגעה, האם יוגש אלכוהול? האם יחולקו פרסים? נכריז על עובדים מצטיינים? מלא החלטות משמעותיות שרק מי שמתעסק בתחום כעיסוק ראשי יכול לקבל בצורה קלה ופשוטה.
ימי גיבוש
גייסתם צוות עובדים חדש? העובדים לא יודעים לשתף פעולה בצוות? המון סיבות יש למעסיקים לקיים ימי גיבוש לעובדים שלהם, ולא רק כדי לייצר פאן והנאה. ארגון בצמיחה יהיה חייב להקדיש משאבים וזמן ניהולי בפיתוח העובדים ובחיבורים הבינאישיים ביניהם.
כשמדברים על שביעות רצון במקום עבודה, במקום הראשון כבר לא מדברים על כסף שכר ותנאים סוציאליים , אלא תתפלאו לשמוע שמדברים על תחושת שייכות , הלוא היא תחושת הגיבוש החברתי.
ארגון שירצה להשקיע בגיבוש יצירתי ייקח את העובדים שלו לפעילות מחוץ לכותלי המשרד, יגרום להם לזוז, להיות בתנועה, לצאת מאזורי הנוחות והרעיונות הקיימים בשוק רבים.
החוכמה להתאים את יום הגיבוש לקהל העובדים הוא הקלף המנצח. כדי לדעת מה נכון להתאים לכל צוות , צריך לנהל שיח עם המנהל, לשתף אותו בהליך קבלת ההחלטות ולאפשר ליום הגיבוש להיות אפקטיבי וחוויתי.
כמנהלת מנוסה בארגון גדול, ובצוותי פעולה שיצאו להמון ימי גיבוש אני יכולה להבטיח שכל אירוע גיבוש יהפוך להיות ה-אירוע שמדברים עליו בארגון למחרת.
כנסים
קיבלתם הזמנה לכנס מקצועי, מתחילות לרוץ בראש מחשבות על שעמום, על הרצאות שנמשכות שעות ארוכות והתחלתם לדמיין את עצמכם ניגשים שוב ושוב לבר המשקאות כדי להתעורר.
כנס מקצועי לא צריך להיראות כך. כיום יש דרכים רבות לייצר עניין ותוכן מלהיב גם בתחומים שהם מקצועיים. כנס שאליו מגיעים בכירי הארגון, לפעמים גם אורחים מחו"ל, חייב להראות רציני, מוקפד ושהעמידה בלוחות הזמנים תהיה מדוייקת. לא פעם יושבי הכנס מחכים רק לשלב של ארוחת הצהרים באמצע היום, כדי להחליף מילה זה עם זה.
לפעמים תראו את המחברות הממותגות שמוצעות לבאי הכנס נשארות על השולחן, כאבן שאין לה הופכין - פשוט כי לא כתבו כלום במחברות.
הדמיון המודרך יכול להראות אחרת- דמיינו את עצמכם מגיעים למתחם מעוצב, בקונספט שמתאים לאוירת הכנס, דיילים ודיילות מקבלים את פניכם, ומזינים באפליקציה שהגעתם לכנס. מייד תקבלו סמס ובו הודעה אישית שמקבלת את פניכם. באמצע הכנס נפתחות הדלתות ולפתע פורץ בחור שמייצר אצלכם תהיה מי הוא ומה הוא רוצה מחיינו? הפתעות מייצרות עניין, וככה אני מנהלת את הכנסים שלי.
ערבי גאלה
ערבי גאלה הם ערבים מיוחדים ונוצצים שקורים במטרה לגייס כספים עבור מטרות ראויות ומכובדות. כאשר בוחרים מתחם לערב גאלה חשוב להקפיד לבחור מקום מכובד שיכול להכיל קהל שהגיע כדי להנות אבל בעיקר לתרום ולהרגיש חלק ממשהו גדול וחשוב.
בערבי גאלה צריכים לדאוג לתוכן מעניין, לרוב ייבחרו בסטנד אפ או מופע שירה, אבל לא רק. האפשרויות מגוונות ויצירתיות נדרשת. במפגשים מהסוג הזה חשוב לאפשר למנחה ראוי להנחות את הטקס וכן לתת במה גם להצגת פעילות העמותה או המוסד שצריך לגייס את הכספים.
נשמע מורכב? אני פה לטפל באתגרים שיצוצו בדרך. גאה לספר שאירוע הגאלה הראשון שלי היה אירוע שעבדתי עליו מספר חודשים ולבסוף התקיים בהצלחה כבירה.
מה כולל ניהול אירוע
1. בניית תכנית מותאמת
בניית תכנית מותאמת לצרכי הלקוח ובהתאם לתקציב שנקבע על ידו.
לכל סגנון אירוע ישנה אפשרות לבחור תכנית יצירתית, חדשנית ומרגשת שיקלע לטעמם האישי של החוגגים ולא פחות, לאורחים שמגיעים לשמוח.
2. ניהול לוחות זמנים
קביעת גאנט תכנון על ציר הזמן מרגע הפגישה הראשונית איתי ועד לסיום האירוע.
תכנון נכון של לוחות הזמנים מונע קשיים, אתגרים, תקלות אפשריות והבטחה של אירוע מוצלח ומתוכנן היטב.
3. גיוס ספקים, לוקיישנים ותוכן
הבחירה בספקים הנכונים - מקצוענים, אנשי שירות טובים והוגנים במחיר, בחינת התוכן המתאים לכל סוג אירוע, המתחם לקיים בו את החגיגה, כל אלו קריטיים להצלחת האירוע.
4. ניהול צמוד לאורך כל האירוע
נוכחות שלי כמפיקת האירוע משלב ההקמות לאירוע ועד לסיומו וטיפול בסנכרון הספקים, בעמידה בלוחות הזמנים, אחריות כוללת שהכל מתנהל כשורה.
גם במקרים של בלת״מים, אני כאן על מנת להבטיח ״שקט תעשייתי״ וביצוע לא פחות ממושלם.
5. סיום וסיכום האירוע
בסיום האירוע ולאחריו אני נשארת בתמונה על מנת להעביר את הצילומים מהאירוע, לסגור קצוות מול הספקים, וכן לבצע למידה של ״מה עבד טוב״ ו״מה עבד עוד יותר טוב״.